Communiquer avec mes collègues Améliorer sa communication interne : gérer ses contacts et ses notifications pour un meilleur équilibre numérique Mixte : présentiel / à distance

Module 1 – Panorama des outils de communication Microsoft 365

• Positionnement de Teams et Outlook dans les usages de communication interne
• Différences d'usage entre message instantané, appel, réunion et e-mail
• Choisir le bon canal selon l'urgence et la nature du message
• Mise en situation : classer des exemples de messages professionnels selon le canal le plus adapté

Module 2 – Gérer ses contacts et ses groupes de communication

• Organisation des contacts dans Outlook (groupes, favoris, catégories)
• Création et gestion des contacts et des équipes dans Teams
• Utilisation des listes de diffusion et des canaux pour structurer les échanges d'équipe
• Atelier pratique : création d'une organisation de contacts personnalisée à partir d'un cas professionnel type

Module 3 – Maîtriser ses notifications

• Panorama des types de notifications (Teams, Outlook, mobile, bureau)
• Paramétrage des notifications par priorité, par canal et par expéditeur
• Utilisation des règles de messagerie Outlook pour filtrer les sollicitations
• Travaux pratiques : configuration personnalisée des notifications Teams et Outlook.

Module 4 – Communiquer sa disponibilité et respecter celle des autres

• Statuts de présence dans Teams (disponible, absent, ne pas déranger, personnalisé)
• Programmation des statuts et des réponses automatiques
• Bonnes pratiques pour solliciter un collègue sans perturber sa concentration
• Cas concret : élaboration de règles d'équipe sur les usages de disponibilité

Module 5 – Adopter un équilibre numérique durable

• Identifier les sources de surcharge informationnelle liées aux outils collaboratifs
• Mettre en place des plages de concentration et limiter les interruptions
• Bonnes pratiques autour du droit à la déconnexion
• Synthèse : élaboration d'un plan d'action personnel de gestion des contacts et des notifications, à mettre en œuvre dès le retour au poste

À l'issue de la formation, le stagiaire sera capable de :

• Organiser efficacement ses contacts et ses canaux de communication dans Teams et Outlook
• Paramétrer ses notifications pour limiter les sollicitations non essentielles
• Utiliser les statuts de disponibilité pour communiquer sa disponibilité réelle à ses collègues
• Mettre en place des habitudes numériques favorisant la concentration et le droit à la déconnexion

• Utilisation courante d'un ordinateur et d'un environnement Windows
• Disposer d'un compte Microsoft 365 actif avec accès à Outlook et Teams
• Aucune connaissance approfondie de Microsoft 365 n'est requise

Session dispensée en présentiel ou téléprésentiel, selon la modalité inter-entreprises ou intra-entreprises sur mesure. 

La formation est animée par un(e) formateur(trice) durant toute la durée de la session et présentant une suite de modules théoriques clôturés par des ateliers pratiques validant l'acquisition des connaissances. Les ateliers peuvent être accompagnés de Quizz.

L'animateur(trice) présente la partie théorique à l'aide de support de présentation, d'animation réalisée sur un environnement de démonstration.

En présentiel comme en téléprésentiel, l'animateur(trice) accompagne les participants durant la réalisation des ateliers.

Cadre présentiel

Salles de formation équipées et accessibles aux personnes à mobilité réduite.

- Un poste de travail par participant

- Un support de cours numérique ou papier (au choix)

- Un bloc-notes + stylo

- Vidéoprojection sur tableau blanc

- Connexion Internet

- Accès extranet pour partage de documents et émargement électronique

Cadre téléprésentiel

Session dispensée via notre solution iClassroom s'appuyant sur Microsoft Teams.

- Un compte Office 365 par participant

- Un poste virtuel par participant

- Un support numérique (PDF ou Web)

- Accès extranet pour partage de documents et émargement électronique

Avant

Afin de valider le choix d'un programme de formation, une évaluation des prérequis est réalisée à l'aide d'un questionnaire en ligne ou lors d'un échange avec le formateur(trice) qui validera la base de connaissances nécessaires.

Pendant

Après chaque module théorique, un ou des ateliers pratiques permettent la validation de l'acquisition des connaissances. Un Quizz peut accompagner l'atelier pratique.

Après

Un examen de certification si le programme de formation le prévoit dans les conditions de l'éditeur ou du centre de test (TOSA, Pearson Vue, ENI, PeopleCert)

Enfin

Un questionnaire de satisfaction permet au participant d'évaluer la qualité de la prestation.